Failing to plan, is planning to fail

Ik geloof dat iedereen de bovenstaande uitspraak ondertussen iedereen weleens heeft gehoord. En zo niet, dan heb je hem nu gehoord.

Deze uitspraak werd ergens voor het eerst rond 1970 door Alan Lakein gedaan. Alleen hoefde onze Alan waarschijnlijk niet tijdens de spits via de A16 naar zijn kantoor, woonde niet in een land waar NS de treinen regelt en had ook geen cryptocurrency prijzen die hij stiekem in de gaten moest houden tijdens het werk – met als gevolg dat zijn volledige planning elke dag tóch sowieso naar de tandjes ging.

Dus.. Alan had makkelijk plannen, maar voor de doorsnee persoon die wél in bovengenoemde context leeft en meer verantwoordelijkheden heeft dan het in leven houden van een cactus en een huiskat is het gewoon simpelweg wat lastiger om te plannen.

Maar goed, Alan deed deze uitspraak en wij roepen het gewoon na. Zoals iedere andere uitspraak, want uitspraken klinken vaak intelligent en doordacht, dus zijn ze waar. Het probleem met uitspraken is alleen vaak dat ze veel intelligenter klinken dan dat ze waar zijn. Precies zoals deze.

Zo plande ik een aantal maanden terug om te gaan trainen van 19:00 tot 20:00,
zodat ik van 20:15 tot 20:45 rustig kon douchen en mijn haar kon fohnen,
om vervolgens van 20:45 tot 21:15 te eten en de avond rustig te kunnen eindigen met een uurtje schrijven van 21:30 tot 22:30. Want ik wilde eens vroeg slapen, want oogcreme van 80 euro per maand blijven smeren is geen optie meer, want mijn bitcoins donderen met 25% per dag naar beneden.

Maar, door een volledig verkeersinfarct op de A16 was ik pas om 19:30 thuis. Doordat bitcoin besloot om 25% te zakken kreeg ik zelf eerst even een infarct, waardoor mijn training pas om 20:00 kon beginnen en om 21:00 pas klaar was. Hierdoor ging ik pas om 21:15 douchen, maar omdat ik mijn haar iets sneller heb geföhnd was ik binnen 15 minuten klaar in plaats van 30. Van 21:30 tot 22:00 heb ik dus gegeten om vervolgens EINDELIJK om 22:10 aan mijn artikel te beginnen.

Zoals je ziet, had ik alles perfect gepland. Ik maakte zelfs intelligente keuzes door tijd te besparen op het föhnen van mijn haar, maar toch is mijn volledige planning op de schop geraakt. Hierdoor raakte ik gefrustreerd, zat mijn haar nóg kutter en was mijn artikel niet op het niveau dat ik graag wil. Hierdoor ging ik te laat naar bed, waardoor ik alsnog oogcreme moest smeren om te voorkomen dat ik er als een levend duplicaat van de walking dead uitzag.

Maar het vervelendste is nog dat ik het artikel op een ander moment opnieuw moet schrijven. Waardoor mijn, al best wel volle agenda, nóg voller wordt én mijn werk opstapelt en ik het waarschijnlijk allemaal niet op tijd af krijg.

Of hoe vaak is het niet voorgekomen dat je netjes je laatste maaltijd van de dag hebt gepland in MyFitnessPal, maar dat je er bij thuiskomst achter komt dat één van je mede-inwoners met zijn dikke vingers je eten heeft opgegeten? En nu? Want de winkels zijn ondertussen al dicht, dus je hebt geen tijd om boodschappen te doen… Maar goed.. Dit is weer een onderwerp voor een volgend artikel, maar ik kan mij voorstellen dat het irritant is.

Terug naar het onderwerp…

Wat gaat er dan telkens mis?

Wat zorgt er, ondanks een perfecte planning en uitstekende regie, voor dat alles toch vaak niet zo loopt als dat we hopen?

Toeval. En onzekerheid

Toeval. En onzekerheid.

Want per toeval gebeurde er een ongeluk op de A16 waardoor heel de A16 vast stond. En omdat ik geen rekening hield met de onzekerheid dat het verkeer mij geeft, heb ik iets geprobeerd te plannen in een toekomst waarvan ik de omstandigheden nog niets wist (en niet kon weten, vanwege toeval en onzekerheid). En ik heb er ook nog eens geen rekening mee gehouden dat het anders zou kunnen lopen dan ik had gepland.

Omdat ik een vrij volle week heb waarin ik veel werk moet verrichten en deze weekplanning eigenlijk geen tegenslagen kon gebruiken, is dit natuurlijk helemaal kut.

En ondanks dat je dit nu leest en misschien denkt: Ja, maar je weet toch dat dit soort dingen kunnen gebeuren? Weet ik bijna 100% zeker dat óók jij dit soort planningstegenslagen te verwerken krijgt.

Maar waarom denken we vaak dat we zaken in de toekomst kunnen plannen zonder rekening te houden met een alternatieve uitkomst? En dan ook nog eens zo naïef zijn om verbaast en gefrustreerd te zijn als het niet uitkomst zoals we hadden gepland. Alsof we daadwerkelijk in de illusie geloven dat we de toekomst en bijbehorende omstandigheden kunnen voorspellen.

Ik denk dat we vaak oprecht vergeten hoeveel toeval en (externe) onzekerheid er zich in ons dagelijkse leven verschuilt. Ik denk dat we oprecht vergeten hoeveel externe factoren de potentie hebben om onze planning te dwarsbomen. NEE, natuurlijk was ik er niet vanuit gegaan dat er een ongeluk gebeurde op de A16 en NEE natuurlijk ga je er niet vanuit dat je huisgenoot je eten opeet met zijn dikke vingers, maar het zijn beide wel scenario’s die, ongeacht de waarschijnlijkheid, wel kunnen voorkomen.

Het maakt namelijk niet uit hoe intelligent onze keuzes zijn en hoe goed we zijn in het regisseren van ons leven, toeval en onzekerheid heeft altijd het laatste woord. Het enige dat we hier tegenover kunnen zetten, is het handelen volgens bepaalde principes die onafhankelijk zijn van de gegeven situatie.

Een lichtelijk willekeurig tijdschema voorkomt dat we optimaliseren en buitensporig doelmatig handelen, vooral bij verkeerde dingen. (zoals bij het plannen van trainingen en voeding). Dit kleine beetje onzekerheid zorgt ervoor dat we als mens rustig kunnen genieten van het kakken op het toilet zonder gestrekt te gaan door naïeve planningen, onrealistische verwachtingen en tijdsdruk.

Ik zeg niet dat we ons volledige leven op de gok moeten inrichten, maar ik zeg wél dat we wat kritischer moeten kijken naar de noodzakelijkheid van de verwachtingen en planningen  die we onszelf opleggen. Is het écht nodig om perse om 19:05 te trainen? En perse nodig om op 09:00-12:00-15:00-18:00 te eten?

Er zijn maar heel weinig zaken die perse op een vast moment gepland moeten worden. Het is alleen zo dat we graag plannen om alle beetjes onzekerheid weg te filteren uit ons leven. Plannen geeft ons een gevoel van (schijn)controle. Inderdaad, schijn. Want uiteindelijk winnen toeval en onzekerheid het áltijd.

Want we proberen structuur aan te brengen in een toekomstig moment, zonder dat je weet wat het exacte moment en bijbehorende omstandigheden zijn.

Maar goed, ik ben dus mijn leven op basis van de bovengenoemde principes gaan inrichten en onderstaand leg ik wat verder in detail uit hoe ik dat doe.

Mijn manier van (niet) plannen

Sinds een aantal maanden plan ik dus echt puur en alleen maar de afspraken die op geen enkel ander tijdstip plaats kunnen vinden, daadwerkelijk afgesproken zijn om op een specifiek moment plaats te vinden óf afspraken waar ik afhankelijk ben van andermans agenda, waardoor ik alsnog soms gedwongen word om op een heel specifiek moment ergens te zijn.

Hieronder vallen bijvoorbeeld zakelijke meetings, persoonlijke afspraken/etentjes, kappers afspraken en gesprekken met coaching clienten.

Mijn agenda is dus eigenlijk, buiten de bovengenoemde type afspraken, volledig leeg. Ondanks dat ik iedere week toch aardig veel te doen heb en iedere weekdag zo’n beetje vol zit.

To-do’s

Álle andere to-do’s die ik heb (en dan bedoel ik écht ALLE) houd ik bij via een app genaamd ToDoIst. Hierin staan al mijn to-do’s onderverdeeld in projecten. Een project is eigenlijk niets meer dan een categorie, waarin ik alle gerelateerde to-do’s verzamel.

Projecten in mijn ToDoIst zijn:

1. Prive (voor boodschappen, schoonmaken, mediteren, lezen, etc..)
2. Coaching (alle coachingsgerelateerde to-do’s)
3. Content productie (Schrijven, research, website updaten, instagram posts inplannen)
4. Be The Brand (alle werkzaamheden voor be the brand)

Binnen deze projecten verzamel ik dus letterlijk alles wat ik wil/moet doen voor de betreffende projecten.

To-Do’s worden, zoals eerder vermeld, dus niet specifiek geblokt in mijn agenda. Ik bepaal dus nooit op voorhand wanneer ik aan een to-do werk, maar bepaal alleen op voorhand wanneer ze uiterlijk gedaan moeten zijn (mits er een deadline is). To-do’s worden puur en alleen maar verzameld, eventueel met een uiterlijke deadline in mijn ToDoIst.

Er wordt echt puur en alleen maar een deadline aan gekoppeld als het écht niet anders kan.

Een deadline is voor mij overigens geen datum waarop ik verwacht dat de to-do gedaan kan zijn, het is een datum waarop de to-do uiterlijk gedaan moet zijn.

Prioriteren, maar dan logisch

Alles dat geen afspraak is die ik specifiek kan inplannen wordt dus een to-do, maar er zijn dus soms ook to-do’s met een deadline. Het probleem met deadlines is alleen dat we ze vaak gebruiken om te bepalen aan welke to-do’s we werken. Deadlines zijn echter geen middel om te bepalen wat voor werk je op een bepaald moment moet verrichten, want nogmaals: Je weet op voorhand niet waar/wanneer je precies toekomt aan de to-do, je weet alleen wanneer deze uiterlijk gedaan moet zijn.

Wanneer je to-do’s uiterlijk gedaan moeten zijn bepaald dus niet wanneer je ze daadwerkelijk gaat doen: Het bepaald alleen wanneer je ze uiterlijk gedaan moet hebben.

En om deze deadlines te kunnen waarborgen en om logischer, efficiënter én effectiever te werken heb ik het volgende bedacht: Tags.

Ik voorzie dus al mijn to-do’s van tags. De meest voorkomende tags zijn momenteel: kort, middel, lang, creatief, uitvoerend, thuis, kantoor, auto, laptop, camera en ik heb nog een aantal tags voor de personen en locatie waar ik mee werk.

Deze tags geven aan wat voor type to-do’s er in mijn projecten staan en van welke momenten en van wie ik allemaal afhankelijk ben. Zo gebruik ik de tag auto voor alles dat ik in de auto kan doen, gebruik ik creatief voor mijn schrijfwerk en uitvoerend voor elk type geestdodend werk dat je kunt bedenken. Ook heb ik nog tags voor de duur van een to-do.

Dit zorgt ervoor dat niet alleen maar kijk naar wat ik moet doen, maar dat ik vooral kijk naar wat ik op dat moment en op die locatie kán doen.

Iedere keer dat ik besluit aandacht te besteden aan één van mijn to-to’s is dus het eerste dat ik doe:

1. Alle to-do’s met de tag van mijn huidige locatie/situatie filteren
2. Alle to-do’s  met de tag van mijn beschikbare materiaal/personen filteren
3. Alle to-do’s met de tag van mijn beschikbare tijd filteren (kort, middel, lang)
4. Alle to-do’s met de tag van mijn huidige staat filteren (creatief/uitvoerend)

Na het toepassen van de bovenstaande vier filters houd ik een lijstje over met alle to-do’s die aan deze criteria voldoen. Oftewel: Allemaal to-do’s die ik zowel wil, kan én moet doen.

Pas nadat de bovengenoemde criteria zijn toegepast werp ik een blik op de deadlines. Want ongeacht de deadlines die er in mijn to-do’s staan: als ik niet de beschikbare materialen, personen of locaties ter beschikking heb, dan is het zinloos om deze to-do’s überhaupt in overweging te nemen. 

Ik bespaar mezelf dus de moeite om deze to-do’s te overwegen en bespaar mezelf dus de potentiële werkdruk die deze deadlines mij geven gepaard met het gegeven dat ik niet aan de meest belangrijke deadlines kan werken.

Ik werk dus uitsluitend aan to-do’s die daadwerkelijk binnen mijn mogelijkheden liggen volgens de eerder genoemde criteria.

Maar….

Vanwege de enorme vrijheid dat dit systeem je biedt, bestaat de kans dat je commitment mist en daardoor veel potentiele werkmomenten geen werk verricht. Niemand verteld je namelijk meer wat je wanneer precies moet doen, ook je agenda niet.

Het komt er dus op neer dat jij er zelf een gewoonte van moet maken om vaak in je projecten overzicht te kijken of er to-do’s zijn die je op dat moment, binnen je mogelijkheden, kunt uitvoeren.

Iedere keer dat ik een moment vrij heb en deze aan to-do’s wil besteden, dan pak ik ToDoIst erbij en filter ik mijn volledige projectenlijst met mijn criteria.

Dat betekent niet dat ik iedere 5 seconden die ik vrij heb aan to-do’s besteed, het betekent dat iedere keer dat ik er voor KIES om tijd te besteden aan to-do’s ik de to-do’s oppak die ook daadwerkelijk realistisch om te doen zijn.

Dit geldt voor boodschappen doen, schoonmaken, schrijven of werkzaamheden voor mijn werk. Eigenlijk voor alles.

Uiteraard dien je met dit systeem wel rekening te houden met deadlines en is het belangrijk dat je voor ogen houdt welke to-do’s/welke deadline hebben, want als je dat niet doet loop je het risico dat je nooit de benodigde to-do’s kunt doen vanwege het feit dat ze nooit aan je criteria voldoen.

Wekelijkse review

Om goed voor ogen te houden welke deadlines ik de komende tijd heb doe ik iedere zondag een wekelijkse review. Dit is dus niet bedoeld om heel mijn agenda vol te stampen met werkzaamheden die ik toch niet op dat specifieke moment ga doen, maar mijn wekelijkse review is bedoeld om alle deadlines onder de loep te nemen en te evalueren of alles op schema loopt.

Op basis van de deadlines en overige vaste afspraken uit mijn agenda kan ik alvast een globale schatting maken van hoe mijn week eruit ziet en kan ik ervoor zorgen dat ik eventuele locaties, personen en materiaal kan voorbereiden voor to-do’s die ik die week wil oppakken. Dit is handig, zodat ik de noodzakelijke to-do’s ook daadwerkelijk op tijd kan oppakken, zonder het risico te lopen dat ze niet aan de criteria voldoen.

Dus..

Failing to plan is niet planning to fail, want plannen is voor de meeste zaken onzinnig.

Failing to plan, is planning to win.

Structureren aan de hand van een aantal simpele, maar effectieve principes is dan wel weer serieus goud waard. En ik zeg absoluut niet dat dit de enige manier is waarop je dit kunt doen, maar het is wellicht een bron van inspiratie om je eigen methode te ontwikkelen.